VGS
HomeVan Youforce naar AFAS HRM & Payroll

Van Youforce naar AFAS HRM & Payroll

Per 1 januari is onze personeels- en salarisadministratie van Youforce overgegaan naar AFAS. Op deze pagina worden mogelijke vragen beantwoordt, keuzes toegelicht en leest u hoe uw vragen opgelost worden. Bent u nog geen klant? Dan maken we graag kennis.

Keuze voor AFAS FAQ Handleiding eerste keer inloggen AFAS Nieuw bij VGS?

Heeft u vragen over verschillende onderdelen van AFAS? Onze video’s helpen u op weg bij het gebruik van AFAS. Zit uw vraag hier niet tussen? Neem dan contact op met uw relatiebeheerder.

In deze video leggen we uit hoe de AFAS-omgeving werkt voor werkgevers. Specifiek gaan we in op wijzigingen rondom verlof en verzuim.
In deze video leggen we uit hoe de AFAS-omgeving werkt. Specifiek gaan we in op de wijzigingen over contracten en loon.
In deze video leggen we uit hoe de AFAS-omgeving werkt voor werkgevers.
Met deze video laten we zien wat medewerkers zelf kunnen aanpassen in de nieuwe AFAS-omgeving. In verschillende stappen nemen we jullie mee langs de tegels die gepresenteerd worden in de omgeving.

Keuze voor AFAS

VGS staat voor hoge kwaliteit dienstverlening in het onderwijs. Na reeds jaren met AFAS te hebben samengewerkt als partner op financieel gebied, breiden we dit nu uit voor personeels- en salarisadminstratie. Dit levert een geïntegreerd pakket op voor zowel financiële administratie (FA) als personeels – en salarisadministratie (PSA), waardoor we een grote efficiëntieslag maken. Daarnaast versterkt de keuze voor AFAS HRM & Payroll ook onze strategie van automatisering, waarbij ons team zich nog beter kan focussen op u als klant. Wat levert de overstap u verder op?

  • Een stabiel en toekomstgericht software pakket, toegespitst op het onderwijs;
  • Toenemende mogelijkheden voor eigen beheer;
  • Uitstekend te ontsluiten richting personeel middels de AFAS Pocket app;
  • Eén applicatie voor zowel financieel administratie als personeels- en salarisadministratie.

Veelgestelde vragen

Onze huidige dienstverlener (Visma) heeft aangegeven per 24-12-2024 Youforce Raet uit te faseren. Dit betekent dat er een keuze gemaakt moest worden voor een nieuwe applicatie om de PSA werkzaamheden voor scholen te continueren. Na een intensieve selectieperiode is AFAS HRM & Payroll gekozen als opvolger van Youforce. Belangrijkste redenen hiervoor waren de stabiliteit en toekomstgerichtheid van AFAS, in combinatie met de integratie van PSA en FA in één applicatie.

Een nieuwe applicatie zorgt altijd voor een aantal veranderingen, bijvoorbeeld: nieuwe inloggegevens, uitstraling en werkwijze. Door een zorgvuldig proces van implementatie, testen en ingebruikname zorgen we voor een soepele overgang met weinig impact voor jullie school. Met de overstap naar AFAS zorgen we voor een stabiele toekomstsituatie op technisch gebied, gecombineerd met de professionele dienstverlening van VGS.

De implementatie van de nieuwe applicatie wordt primair verzorgd door VGS en AFAS. We betrekken daar wel een aantal pilotscholen bij om AFAS te testen en vervroegd in gebruik te nemen. Uiteraard heeft een nieuwe applicatie wel zijn eigen gebruiksaanwijzing. Dit betekent dat we richting 1 januari 2025 u goed zullen voorbereiden op het gebruik van AFAS.

De overstap naar AFAS brengt het gebruikersgemak voor personeel naar een hoger niveau. Door de introductie van een app (AFAS Pocket) heeft personeel altijd eenvoudig inzicht in persoonlijke gegevens, loonstroken, verlof en verzuim. Daarnaast wordt het makkelijker om contracten te ondertekenen.

Voor het grootste gedeelte maakt AFAS gebruik van vergelijkbare functionaliteiten die Youforce ook biedt. Onze ervaring is wel dat AFAS een stabieler pakket is in gebruik (betere performance en minder foutmeldingen). Daarnaast is AFAS gebouwd op een nieuwer platform dat nog jarenlang doorontwikkeld wordt. In AFAS bieden we straks PSA en FA in één pakket, waardoor de integraliteit sterk wordt verbeterd.

AFAS biedt de mogelijkheid voor een digitale gesprekkencyclus waarbij verslaglegging mogelijk is van diverse voorkomende gesprekken in de cyclus, zowel door werknemer als leidinggevende. VGS werkt met AFAS aan een herkenbare en eenvoudige werkwijze die aansluit op de schoolpraktijk.

Ook in AFAS kunt u Verzuimdossiers op orde brengen en houden. Zo worden alle relevante dossierdocumenten bewaard, wordt u door middel van signaleringen gewezen op verplichtingen vanuit de ‘Wet verbetering poortwachter’ en kunnen documenten worden ingevuld en gegenereerd.

Door een zorgvuldig proces van data migratie blijven alle benodigde gegevens beschikbaar in de nieuwe AFAS omgeving.

Naast de inhoudelijke overwegingen om voor Afas te kiezen, bevordert deze stap ook de integraliteit tussen de verschillende vakgroepen binnen de VGS. De financiële administratie werkt reeds lange tijd naar tevredenheid in Afas. Door ook de personeels- en salarisadministratie in Afas onder te brengen is de gehele administratie van uw school in één systeem te raadplegen. Hierdoor zijn minder koppelingen met andere systemen nodig, is de foutgevoeligheid lager en kan binnen VGS nog beter samengewerkt worden om de kwaliteit van het eindproduct te optimaliseren.

De brede introductie van AFAS voor HRM & Payroll staat gepland vanaf 1 januari 2025. Echter komen we graag voor die tijd al met u in contact zodat we een tijdige overstap kunnen regelen, passend bij uw wensen en specifieke situatie. Uit ervaring weten we dat dit tijd en zorgvuldigheid vereist. Meer weten? Neem dan contact op met Sander den Hartog (s.denhartog@vgs.nl) of via 0180 – 442698.

Nee, voor zowel bestaande als nieuwe klanten rekenen we geen overstap- of implementatiekosten.

Het jaar 2023 staat in het teken van implementatie, testen en voorbereiding van de applicatie voor de pilotscholen. In 2024 start de pilotfase waarbij de applicatie verder geoptimaliseerd wordt. Tevens worden richting het einde van 2024 de AFAS omgevingen ingericht voor de overige scholen die op 1 januari 2025 live gaan. Voor uitgebreide informatie over het tijdspad, zie de roadmap hierboven.

Voor alle vragen over deze overstap kunt u contact opnemen met Sander Onderdelinden, projectcoördinator AFAS via s.onderdelinden@vgs.nl of 0180 ‑ 442 640.

Handleiding eerste keer inloggen in AFAS

Download de handleiding

Nieuw bij VGS?

De VGS is dienstverlener in het christelijk onderwijs en ontzorgt scholen naast financiële administratie en personeels- en salarisadministratie op het gebied van financieel advies, HRM en organisatie- en juridisch advies. Met ca. 60 collega’s en bijna 200 scholen is VGS één van de grootste dienstverleners op het gebied van onderwijsadministratie in Nederland. In 2022 beoordeelden onze klanten ons met een 9,0 op het gebied van onze personeels- en salarisadministratie-dienstverlening. Via onze eigen Academy inspireren we jaarlijks honderden deelnemers meer impact te maken op hun school. Nog geen klant? We maken graag vrijblijvend kennis! Neem contact op met Sander den Hartog via s.denhartog@vgs.nl of 0180 ‑ 442 698.