Is er een duidelijke regel die zegt hoe lang je leerlinggegevens mag bewaren?
Helaas niet. Een en ander is afhankelijk van het type persoonsgegeven en de wetgeving die daar wat over zegt. Voor sommige typen persoonsgegevens gelden vastgestelde wettelijke termijnen van de onderwijswetgeving of de Archiefwet. Voor andere moet je zelf een termijn vaststellen.
Hoe lang mag ik als school het leerlingdossier bewaren?
Normaliter geldt de hoofdregel dat de school een leerlingdossier twee jaar mag bewaren nadat de leerling van school is gegaan. Daarop gelden wel wettelijke uitzonderingen:
- In het basis- en voortgezet onderwijs geldt bijvoorbeeld de regel dat gegevens over verzuim en afwezigheid en over in- en uitschrijving vijf jaar moeten worden bewaard nadat de leerling is uitgeschreven;
- Gegevens over een leerling die naar een school voor speciaal onderwijs is doorverwezen, moeten drie jaar na het vertrek van de leerling worden bewaard;
- Ook voor het organiseren van reünies mag de school adresgegevens van (oud-)leerlingen bewaren.
Wat zegt de AVG zelf eigenlijk over het bewaartermijnen?
De AVG noemt geen bewaartermijnen, maar zegt wel dat je als school verplicht bent vast te stellen hoe láng je persoonsgegevens bewaart. Als er geen andere wetgeving van toepassing is, mag je die termijn zelf bedenken, mits je die goed kunt beargumenteren en dat ergens opschrijft.
Hoe stel je dan een bewaartermijn voor persoonsgegevens vast?
Eerst moet gekeken worden om welk type persoonsgegeven het gaat, en onder welke wetgeving ze vallen. Veelal doet de functionaris gegevensbescherming van een school een voorstel voor een geschikte termijn per type persoonsgegeven aan het bestuur dat het privacybeleid vaststelt. Hij is immers op de hoogte van de wetgeving op het gebied van bewaartermijnen. Is de termijn eenmaal vastgesteld, dan wordt deze vastgelegd in het register van verwerkingen van de school.
Eerdere artikelen in deze serie:
NIEUW! Samen met VBSO organiseert de VGS twee trainingen Privacy en AVG. In deze training voor schoolpersoneel of voor leidinggevenden, besturen en kerkenraden krijgt u meer inzicht in de AVG en ontvangt u tools hoe je daaraan praktisch vorm kunt geven binnen de schoolorganisatie, zodat u in staat bent om ervoor te zorgen dat binnen uw school zorgvuldig met persoonsgegevens wordt omgegaan.