Nieuwe info
Uiteraard was er al veel bekend rondom de nieuwe methodiek, ook wel de componentenmethode genoemd. We gaan daar nu niet verder op in. Op onze website kunt u daarover meer informatie vinden. Er is echter ook nieuwe informatie beschikbaar gekomen.
Zo is meer bekend over kwalitatieve verbeteringen en uitbreidingsinvesteringen. Dit betreffen onder meer besparing van energieverbruik (kwalitatieve verbetering) en het vergroten van de capaciteit (uitbreidingsinvestering). Er was onder meer nog onduidelijkheid over vervanging van de cv-installatie. Zo was het uitgangspunt dat vervanging van een cv-installatie voor een warmtepomp zou betekenen dat sprake was van een kwalitatieve verbetering en daarmee een investering. De nieuwe warmtepomp zou niet als onttrekking uit de voorziening worden gehaald, maar worden geactiveerd. Maar stel nu dat de huidige cv-installatie vervangen wordt voor een nieuwere cv-installatie? In dat geval is groot onderhoud het hoofdmotief en de kwalitatieve verbetering middels een hoger rendement is bijzaak. De verbetering moet namelijk het doel zijn van een investering en niet de vervanging op zichzelf.
Er is ook meer informatie over de schattingswijziging; het herzien van een eerdere schatting van de benodigde voorziening door gewijzigde omstandigheden/prijzen. Zo mag een schattingswijziging niet met terugwerkende kracht in één keer worden doorgevoerd. In plaats daarvan moeten toekomstige dotaties aangepast worden. Zo kan het zijn dat de cyclus van schilderwerk 7 jaar is. Er is bij de start van de cyclus ingeschat dat aan het eind van deze 7 jaar bijvoorbeeld 70.000 euro nodig is. In jaar 5 blijkt er echter in jaar 7 een bedrag van 80.000 euro nodig te zijn. Om toch dit benodigde bedrag te kunnen behalen, wordt de dotatie in de laatste jaren van de cyclus verhoogd. Deze informatie kan in theorie sterk van invloed zijn op de schommeling van de dotaties en kan dus gevolgen hebben voor het resultaat, al is verwachting dat in de praktijk pas in jaar 6 of 7 een juiste inschatting kan worden gemaakt van de benodigde lasten. Het deel dat niet uit de voorziening gehaald kan worden (bijvoorbeeld meerkosten), moet dan alsnog ten laste van de exploitatie worden gebracht.
Mogelijkheden verwerking
De nieuwe systematiek biedt twee mogelijkheden: activeren of voorzien. Omdat deze laatste manier grotendeels bekend is, lichten we voornamelijk de eerste mogelijkheid toe: activeren en afschrijven.
Bij het activeren van groot onderhoud zijn de lasten (afschrijvingen) gebaseerd op de werkelijke uitgaven van de afgelopen jaren en daarom nauwkeurig te berekenen. Ook voor de toekomst zijn de lasten vrij goed in te schatten, mits er een degelijk MJOP aanwezig is. Bij het verwerken van groot onderhoud via een voorziening groot onderhoud is er sprake van meer onzekerheden en inschatting. Zo moeten de verwachte onderhoudsuitgaven ingeschat worden en regelmatig geactualiseerd worden.
Een belangrijke impact op de keuze voor een voorziening of het activeren van het onderhoud is het effect op de financiële positie. Het voortaan als investering verwerken van groot onderhoud heeft een verhogend effect op de vermogenspositie, zoals die gepresenteerd wordt in de jaarrekening. Het is de vraag of dit gewenst is en dit een goed beeld geeft van de vermogenspositie. Een schijnbaar hoger vermogen kan leiden tot een ruimer begrotingsbeleid. In werkelijkheid wordt een onderwijsbestuur niet rijker door het activeren van groot onderhoud en niet armer door het vormen van een voorziening groot onderhoud. Maar de presentatie in de jaarrekening roept wel deze beelden op. Dit is gelijk een belangrijk nadeel van activeren.
In het overgrote deel van de gevallen ligt het economisch claimrecht van schoolgebouwen bij de gemeente. Het bestuur is dan niet volledig eigenaar van het schoolgebouw. Het gebouw moet daarom, als het afgestoten wordt, juridisch overgedragen worden aan de gemeente. Dit betekent dat, als groot onderhoud op de balans geactiveerd is, de resterende boekwaarde afgeboekt moet worden.
Een ander effect van activeren en afschrijven is dat, wanneer er sprake is van een nieuw schoolgebouw, de eerste jaren nog geen afschrijvingslasten zichtbaar zijn in de exploitatie. Bij de voorziening wordt direct middels de dotatie per component voor onderhoud gereserveerd. Door te activeren zullen in de eerste jaren na de nieuwbouw nauwelijks kosten rondom onderhoud zichtbaar zijn, terwijl in latere jaren juist omvangrijke afschrijvingslasten in de exploitatie terechtkomen. Bij het hanteren van een voorziening wordt vanaf het moment van nieuwbouw weer gedoteerd en zijn de lasten dus meerjarig minder fluctuerend.
Advies
De nieuwe componentenmethode vraagt wel om een pragmatische benadering. Eenvoudigweg het meerjarenonderhoudsplan (MJOP) omrekenen is onvoldoende en levert in veel gevallen niet de juiste voorziening en bijbehorende meerjarige dotaties op. Daarnaast zal moeten worden nagedacht over het vaststellen van een ondergrens voor klein onderhoud en het bepalen wat wel/niet in het onderhoudsplan thuishoort. Het onderhoudsplan wordt daarmee beleidsrijk gemaakt. Het is dan ook raadzaam om contact op te nemen met uw financieel adviseur, zodat gezamenlijk bepaald kan worden wat passend is bij de schoolspecifieke situatie.
Om de vier jaar dient een herrekening van de voorziening plaats te vinden op basis van een nieuw onderhoudsplan. Jaarlijks kan tevens een bijstelling plaatsvinden. Het is raadzaam om de financiële consequenties hiervoor in kaart te brengen. Raadpleeg hiervoor uw financieel adviseur.
Verder zijn er wellicht scholen die, na het lezen van de vorige paragraaf, twijfelen tussen het aanhouden van een voorziening of activeren en afschrijven. Begrijpelijk, want aan beide methodieken kleven voor- en nadelen. Toch adviseren wij om niet zomaar over te gaan naar activeren en afschrijven. Er zijn voldoende haken en ogen op te noemen, die pleiten voor het aanhouden van een voorziening groot onderhoud. Ook de accountant volgt deze lijn.
Aanbod
Veel scholen en besturen zijn benieuwd naar de impact van de componentenmethode, zeker met het oog op de meerjarenbegroting 2024-2028. Als VGS kunnen we scholen daarbij helpen middels een financiële doorrekening. Hierbij kijken we op basis van het actuele MJOP naar de schoolspecifieke situatie en stellen samen met u als school(bestuur) vast welke randvoorwaarden en kaders er nodig zijn om de benodigde voorziening en dotatie te bepalen. Zo berekenen we welk bedrag er overgeheveld moet worden van het eigen vermogen naar het vreemd vermogen en brengen we de gevolgen die dat eventueel heeft voor u in kaart.
Wilt u meer weten over wat er nodig is om de componentenmethode te implementeren? Of bent u geïnteresseerd in een financiële doorrekening van de voorziening groot onderhoud? Neem dan contact op met uw financieel adviseur van de VGS.
