Financiën zijn niet de hoofdzaak van een school, maar wel noodzakelijk om te kunnen investeren in goed onderwijs. Zeker voor kleinere schoolbesturen is het echter niet mogelijk om een financieel directeur in dienst te nemen. Hoe kan er dan vorm worden gegeven aan een goed financieel management zonder dat hier intern een deskundige voor aanwezig is? De planning en controlcyclus kan hier duidelijkheid aan geven.
De cyclus start met het ontwikkelen van Visie en Beleid. Hierbij is de visie richtinggevend voor het beleid. In de fase van ‘Begroten’ wordt invulling gegeven aan het opgestelde beleid. Hierbij is de webapplicatie van VGS Adivio (www.vgsbegroot.nl) van grote waarde.
De fase ‘Uitvoeren’ wordt gekenmerkt door het hanteren van een juiste administratieve organisatie en het periodiek doornemen van de administratie. Belangrijk hierbij is ook het plannen van de geldstroom, kunnen geplande investeringen van grote omvang uitgevoerd worden? Zijn hiervoor voldoende liquide middelen aanwezig?
De volgende fase betreft ‘Monitoren’. Het opstellen van een juiste begroting is één, maar de uitvoering hiervan is een tweede. Gedurende het jaar ontstaan onvermijdelijke afwijkingen met de begroting. Het is van grote waarde dit tijdig te signaleren. Als de realisatie niet regelmatig wordt gemonitord daalt ook de waarde van de opgestelde begroting.
Naar aanleiding van de monitoring ontstaat de volgende fase van ‘Bijsturen’. Het tijdig kunnen anticiperen op ontwikkelingen is van grote waarde voor de continuïteit van de organisatie. Voor wat betreft de verantwoording moet gedacht worden aan het verantwoorden richting belanghebbende zoals het bestuur, ouders of gemeente.
Door het hanteren van de boven omschreven cyclus is het financiële beleid uitstekend afgebakend. Natuurlijk is het de vraag wie binnen de school de verschillende delen van de cyclus uitvoert als er intern geen financieel deskundige aanwezig is.
De dienstverlening van VGS Adivio is er op gericht maximaal ondersteuning te bieden bij het vormgeven van deze cyclus. Het geheel van de cyclus is daarom vorm gegeven in het controllerabonnement. In dit controllerabonnement wordt kortgezegd in samenwerking met de school een begroting opgesteld, worden de cijfers maandelijks gemonitord, wordt advies gegeven voor bijsturing en worden verschillende verantwoordingsdocumenten opgesteld.
Ook voor afzonderlijke delen van de cyclus heeft VGS Adivio dienstverlening opgezet. Denk hierbij onder andere aan de begrotingscyclus voor het onderdeel ‘Begroten’, het handboek administratieve organisatie voor het onderdeel ‘Uitvoeren’, de financiële managementrapportages voor de ‘Monitoring’ en de financiële paragraaf voor het ‘Verantwoorden’.
Wanneer u meer informatie wilt over bovengenoemde producten, neem dan vrijblijvend contact op met één van onze financiële adviseurs.
