De VGS krijgt veel vragen over het beleggen van een ledenvergadering, nu het aantal bezoekers van een ledenvergadering is gemaximeerd op 30. Welke onderwerpen kunnen er behandeld worden tijdens een ledenvergadering, die op digitale wijze gehouden wordt? En is het mogelijk om een ledenvergadering tegelijkertijd, maar op verschillende locaties te beleggen of zelfs digitaal? Uit navraag bij enkele notarissen blijkt dat hierover enig interpretatieverschil mogelijk is. Bovendien heeft de overheid – afgezien van de verlenging van de termijn tot 1 december 2020 – ook geen helder antwoord gegeven op deze vragen.
Met inachtneming van voornoemde kanttekeningen geven wij in afstemming met Limes Netwerk Notarissen het volgende advies: Binnen de kaders van de Tijdelijke Wet Covid-19 is het ons inziens mogelijk om tot 1 december 2020 bestuursleden te benoemen en statutenwijzigingen goed te keuren door middel van een ledenvergadering op verschillende locaties of via een digitale vergadering. Cruciaal is wel dat voldaan wordt aan de formele vormvereisten, zoals de termijnen van oproep voor de ledenvergadering, het kunnen stellen van vragen door de leden en een veilig stemproces.
Vergaderen in één gebouw met verschillende locaties
Wanneer er vergaderd wordt in één gebouw, maar op verschillende plaatsen en de stemmen centraal worden geteld, is er in feite sprake van één vergadering. Belangrijk is dat iedereen de mogelijkheid krijgt om mee te doen in de besluitvorming en de stemming. Om dat te waarborgen is het nodig dat vanuit de zalen met elkaar gecommuniceerd kan worden. Wij adviseren in een situatie als deze om de aanwezige bestuursleden te verspreiden over de verschillende zalen zodat zij kunnen toezien op een ordelijk verloop van de vergadering. Wanneer aan genoemde voorwaarden wordt voldaan kan zowel over zaken als over personen gestemd worden.
Digitale ledenvergadering
Mocht u besluiten de ledenvergadering digitaal te laten plaatsvinden, vereist dat wel een strakke organisatie m.b.t. het stellen van vragen en (elektronisch) stemmen. Deze worden beschreven in een handzaam overzicht van notaris mr. J. Wolterink van Limes Netwerk Notarissen, dat u hierbij aantreft. In dit document is een aantal richtlijnen opgenomen waaraan gedacht moet worden bij het houden van een digitale ledenvergadering.
Heldere communicatie
Tot slot adviseren wij u om uw leden te informeren dat u afwijkt van de ‘normale’ gang van zaken met een beroep op de Tijdelijke Wet Covid-19 en helder uit te leggen wat de afwijkingen zijn.
