‘Mijn naam is Aagje Naberman. Vanaf 2016 werk ik als managementassistente in het basisonderwijs: eerst in Drachten, daarna kwam Oldebroek erbij. Op dit moment werk ik alleen nog vier dagen in Oldebroek.’ Als Aagje haar werkzaamheden moet beschrijven, is ze niet zomaar klaar. ‘Eén van mijn taken is het ondersteunen van het bestuur. Hier hoort ook bij het voorbereiden/klaarzetten van de agenda voor de bestuursvergaderingen en het notuleren van de bestuursvergaderingen. Omdat ik alle bestuursvergaderingen bij woon, ben ik indirect betrokken bij alle zaken die besproken worden.
Toen in 2019 een nieuw bestuur startte, hebben de bestuursleden de cursus Beginnende bestuurders en toezichthouders gevolgd. Ik heb de mogelijkheid gekregen om hier ook aan mee te doen en heb dat erg gewaardeerd. Door de cursus kreeg ik meer inzicht in de structuren en lijnen van het bestuur. Dat is ook prettig om je werk naar behoren te kunnen uitvoeren. Verder komen er regelmatig (praktische) vragen vanuit het bestuur die ik op pak. Dat kan gaan om financiële vragen, maar ook het versturen van een e-mail naar externen, uitzoeken van bepaalde vragen waar onduidelijkheden over bestaan, versturen van facturen naar de leden, de praktische kant voorbereiden van de algemene ledenvergadering enz. Het is heel divers.’
"De rol van managementassistente wordt heel divers ingevuld en kan per school verschillend zijn."
Door de loop van de tijd heeft Aagje de nodige kennis van zaken opgebouwd. Dat is ook wel nodig, geeft ze aan. ‘Bij het uitvoeren van mijn rol als managementassistente is het zeker van belang dat je financiële kennis hebt of op doet gedurende je werkzaamheden. Daarnaast zijn kennis van personeelszaken en secretariële vaardigheden ook belangrijk. Ik weet dat de rol van managementassistente heel divers wordt ingevuld en dat dit per school verschillend kan zijn. Welke expertise je nodig hebt hangt daar dan ook zeker mee samen. Wat mij bijvoorbeeld erg heeft geholpen, is dat ik inzicht heb gekregen in welke verschillende partijen er binnen de school zijn en wat hun taak is. Je hebt die kennis nodig om te begrijpen waar je mee bezig bent en hoe je ze het beste kunt ondersteunen. Ik raad andere assistenten zeker aan om zich daarin te verdiepen of om af en toe je kennis te updaten.’
"Bereid je voor op de vergaderingen door de agenda en de bijlagen door te lezen."
Als het gaat om de secretariële ondersteuning van het bestuur, heeft Aagje haar eigen werkwijze ontwikkeld. Haar ervaringen deelt ze graag. ‘Ik zorg dat er een conceptagenda klaar staat in de juiste map op OneDrive, vul in wat er uit vorige vergadering(en) naar voren is gekomen wat deze vergadering terug moet komen op de agenda. Twee weken voor de bestuursvergadering stuur ik een mail naar de bestuursleden voor eventuele agendapunten. Als ik hier een respons op krijg, dan neem ik dat op in de agenda. Ruim een week voor de vergadering bespreken de directeur-bestuurder en ik de agenda. Waar nodig pas ik de agenda aan. De leeswijzer bij de agenda stelt de directeur-bestuurder op. Recent heb ik een concept voor de leeswijzer opgesteld en heeft de directeur-bestuurder dit aangevuld waar dit nodig was. Ik notuleer en zorg dat de notulen na de vergadering opgeslagen wordt in OneDrive, zodat alle bestuursleden deze op tijd door kunnen nemen en eventueel kunnen reageren. Ik zorg dat de notulen van de vorige vergadering geprint klaarligt is om getekend te kunnen worden. En eventuele andere belangrijke stukken die getekend moeten worden.’
Vanuit haar kennis en ervaring heeft Aagje wel een paar tips voor het secretariële werk aan haar collega’s. ‘Bereid je voor op de vergaderingen door de agenda en de bijlagen door te lezen. Soms kan ik van tevoren stukjes uit de bijlagen halen voor de notulen, zodat ik dat op de vergadering zelf niet meer hoef te doen. Houd je agenda goed bij. Wanneer is de vergadering, wanneer moet er een mail verzonden worden naar de bestuursleden, wanneer heb je een overleg met de directeur-bestuurder over de agenda? Na de vergadering stuur ik altijd a.d.h.v. de notulen een mail met de acties naar de directeur-bestuurder die ter opvolging door hem moeten worden gedaan.’
Wat drijft Aagje in haar werk? ‘Ik zie mijn functie echt als een ondersteunende functie waarbij ik de directeur-bestuurder, het bestuur, maar ook het team waar mogelijk mag ondersteunen, zodat zij zich meer kunnen focussen op hun eigen of andere taken en je zo met elkaar tot het beste resultaat kunt komen voor de leerlingen en de school.’
Trainingen voor managementassistenten
Op zoek naar mogelijkheden om je managementassistent (verder) te bekwamen in een ontzorgende en ondersteunende rol? VGS biedt vijf verschillende trainingen aan speciaal voor managementassistenten. Schrijf bijvoorbeeld in voor:
Wat is eigenlijk de taak van het bestuur, de toezichthouder of de medezeggenschapsraad? Deze training leert managementassistenten hoe zij hun directeur(-bestuurder) goed kunnen helpen in het bestuurlijke proces.
Kijk op www.vgs.nl/trainingen en meld je (managementassistent) aan!
