Tijdens de crisis wordt massaal gebruik gemaakt van videobellen: Skype, Teams, Whatsapp, Zoom, Signal, Messenger, Hangouts, Facetime en meer. De veiligheid en bescherming van persoonsgegevens is op verschillende manieren geregeld. Goed dus om vooraf zorgvuldig te kijken welke applicatie het beste past.
Waar begin ik bij het maken van de juiste keuze?
Vertrekpunt voor een juiste keus is de vraag om welke situatie het gaat. Hierbij zijn drie punten van belang.
- Het eerste aandachtspunt is: met hoeveel personen wordt er gebeld? Gaat het om een één op één gesprek, om een gesprek met drie of vier personen, een teamvergadering, een les voor de klas?
- Twee: wat voor type informatie wordt er gedeeld? Voor het delen van vertrouwelijke en gevoelige informatie ligt de lat van de beveiliging heel hoog.
- Drie: is per se beeld nodig voor het gesprek, of kan het ook zonder? Als het gesprek ook prima zonder beeld kan verlopen, is de beeldkwaliteit als criterium bijvoorbeeld van minder belang.
Welke criteria spelen een belangrijke rol?
Bij het maken van een keus spelen de volgende criteria in elk geval een belangrijke rol:
- Is de communicatie beveiligd? Als het belangrijk is dat niemand de inhoud van het gesprek kan zien, zelfs de aanbieder van de app niet, moet gekozen worden voor zogeheten end-to-end versleuteling. Dit is een techniek die ervoor zorgt dat alleen de zender en de ontvanger de inhoud van het gesprek kan zien. Bij groepsgesprekken is dit bijvoorbeeld niet het geval, of slechts voor een beperkt aantal deelnemers.
- Welke functionaliteit biedt de app? Voor welk type gesprekken is ze geschikt? Is de app gebruiksvriendelijk? En is het mogelijk de app in de webbrowser te gebruiken of niet? De behoeften van de school zullen deze keus mede bepalen.
- Welke gegevens verwerkt de app precies, en voor welke doelen? Veel apps verwerken locatiegegevens en gespreksgegevens. Maar hoe zit het met de doorgifte aan derde partijen? En worden de gegevens misschien verwerkt in andere producten en profielen? De privacyverklaring van de app geeft op dit soort vragen een antwoord als het goed is. Die verklaring moet dus makkelijk toegankelijk zijn.
Van Zoom wordt regelmatig gebruik gemaakt door scholen. Is dit een veilig systeem?
Zoom is de afgelopen weken in beeld gekomen als gebruiksvriendelijke en laagdrempelige applicatie. Tegelijk zijn er rond Zoom diverse incidenten geweest. Er is kritiek geleverd dat Zoom niet veilig zou zijn en het niet al te nauw neemt met de privacy. Om die reden adviseert Kennisnet op zoek te gaan naar een veiliger alternatief. Ook in dit overzicht wordt gesproken van een “onzuivere omgang met gegevens” door Zoom.
Wie is er verantwoordelijk voor de applicatie?
Als er in een schoolsituatie gebruik gemaakt wordt van videobellen, is de school verantwoordelijk voor de keuze van het te gebruiken systeem. De school dient de app beschikbaar te stellen, te regelen dat deze veilig is en dat de privacy van de gebruikers is gewaarborgd. Twijfelt u over het gebruik van een bepaalde applicatie of heeft u hulp nodig bij het maken van de juiste keuze? We raden u aan om dan contact met de functionaris gegevensbescherming van uw school op te nemen om hierover te sparren.
Is dit écht zo belangrijk?
Ja, het gaat om het beschermen van kwetsbare persoonsgegevens. Bovendien heeft de Autoriteit Persoonsgegevens onlangs een grote hoeveelheid signalen ontvangen van ouders, docenten, leerlingen en studenten die zich zorgen maken over bijvoorbeeld videobellen en hoe veilig dat (niet) gebeurt. De AP geeft op haar website aan bij onderwijsinstellingen te zullen nagaan of ze voldoende werk maken van het beschermen van de privacy van betrokkenen op school. De scholen worden door de AP daarom opgeroepen zorgvuldige keuzes te maken. Een extra reden dus – naast zorgvuldige omgang met persoonsgegevens – om dit als school serieus op te pakken.
Is er een overzicht voor videobellen beschikbaar, waarin de criteria worden genoemd?
Ja, op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens worden 13 veelgebruikte applicaties op een rij gezet in de Keuzehulp privacy videobellen. Let wel op: dit is geen test op basis van een uitgebreid technisch onderzoek naar de apps, maar een weergave op basis van kenmerken die de producenten zelf aangeven.
Wilt u meer informatie over AVG en privacy op school?
Leest u dan hier de Q&A over privacy in coronatijd.
Leest u ook eens de eerder verschenen artikelen in de serie over Privacy en AVG:
Deel 1: Functionaris Gegevensbescherming: moet dat echt?
Deel 2: Reserveer geld in begroting voor AVG
Deel 3: Een datalek op school: wat nu?
Deel 4: Hoe lang mag je leerlinggegevens bewaren?
Deel 5: Ouders vragen leerlingdossier op: Wat nu?
Deel 6: Beeldmateriaal op school: is toestemming altijd nodig?
Deel 7: AP-bestuurder: onderwijs zal steeds meer met privacy te maken krijgen
Deel 8: Terugblik cursus Privacy en AVG
Deel 9: Q&A’s over coronavirus voor scholen – Deel 4: Privacy