Uw boekhouding is gebaseerd op een aantal belangrijke principes en beginselen: het matchingprincipe en het voorzichtigheidsbeginsel. Het voorzichtigheidsbeginsel beschrijft twee aspecten, namelijk dat:
- Winsten pas genomen mogen worden als zij werkelijk gerealiseerd zijn;
- Verliezen onmiddellijk genomen moeten worden als deze voorzien worden.
Het matchingprincipe houdt in dat de kosten zoveel als mogelijk toegerekend worden aan de periode waar ze betrekking op hebben en waarin ook de opbrengsten die hier tegenover staan geboekt worden.
Het begrip ‘voorzichtigheid’ komt in de term voorzichtigheidsbeginsel duidelijk naar voren. Door het voorzichtigheidsbeginsel kunnen verenigingen en stichtingen zichzelf niet rijker rekenen dan ze daadwerkelijk zijn. Financiële problemen door een te optimistische voorstelling worden zo (mits goed toegepast) voorkomen.
Een direct gevolg van het voorzichtigheidsbeginsel is het gebruik van voorzieningen. Voorzieningen zijn immers bedoeld voor toekomstige kosten die zich (zeer waarschijnlijk) zullen voordoen maar waarvan de omvang nog niet geheel bekend (maar wel redelijkerwijs te schatten) is.
De hoogte van de voorzieningen van schoolorganisaties wordt vaak berekend en onderbouwd door bijvoorbeeld een onderhoudsplan of een andere onderligger, ofwel op basis van de lopende verplichtingen die er zijn.
De verhouding tussen het voorzichtigheidsbeginsel en het matchingprincipe, is van die aard dat het voorzichtigheidsbeginsel het matchingprincipe domineert. Een voorbeeld uit het bedrijfsleven: kosten voor onderzoek en ontwikkeling zouden gezien het matchingprincipe geactiveerd moeten worden, aangezien de opbrengsten die verwacht worden hieruit voort te vloeien in de toekomst zullen vallen. Vanwege het voorzichtigheidsbeginsel worden deze lasten echter vaak direct genomen in het resultaat. Het is immers onzeker of de baten zich wel voor gaan doen.
Waar het voorzichtigheidsbeginsel een verplicht beginsel voor de jaarrekening is, is het zeker ook een aanbevelenswaardige grondslag om in bijvoorbeeld uw begroting te verwerken. Niet alleen vanwege het verband tussen de begroting en uw gerealiseerde cijfers, maar ook om u scherp te houden en een realistische inschatting te laten maken. Stel voor: u hebt een leerling op uw school waarvoor u een indicatie (rugzak) hebt aangevraagd. Deze is op het moment van opstellen van de begroting nog niet zeker. Het voorzichtigheidsbeginsel zegt dan: neem deze inkomsten niet mee, want ze zijn nog niet zeker. Zo voorkomt u dat u uzelf rijk rekent. Dit is belangrijk, omdat u – bijvoorbeeld richting uw personeel – verplichtingen aangaat op basis van uw begroting, waardoor u een meevaller altijd makkelijker alsnog kunt invullen dan dat u een tegenvaller binnen een jaar kunt wegbezuinigen.
Dit artikel is grotendeels overgenomen uit een artikelenserie uit 2010. Ook in 2014 wordt er een artikelenserie gepubliceerd, dit jaar in combinatie met HRM-thema’s. Dit artikel is de eerste in deze nieuwe reeks.
