Loonkosten
De loonkosten van het personeel worden bepaald door de personeelsinzet in fte’s en de leeftijd van het personeel. Hoe ouder de mensen, hoe duurder ze worden. Op zichzelf is dat geen probleem: de bekostiging van rijkswege houdt ook rekening met de gemiddelde leeftijd van het personeel. Dus bij een ouder wordend team, stijgt de bekostiging. Hierbij is wel een kanttekening te maken: in de bekostiging wordt er vanuit gegaan dat een leerkracht op 50-jarige leeftijd het maximum verdient. Dat betekent dat ook de bekostiging maximaal is bij een (gemiddelde) leeftijd van 50. Echter, in veel gevallen verdienen leerkrachten al voor hun veertigste het maximumsalaris. Er is dus een mismatch in het verloop van de stijgende loonkosten en de meestijgende bekostiging.
Naast de leeftijd worden de loonkosten, zoals gezegd, ook bepaald door de hoeveelheid personeel die ingezet wordt. En daar is de bekostiging niet op gebaseerd. Die houdt wel rekening met de leeftijd van het team, maar verder alleen met het aantal leerlingen. Het is dus van belang dat de hoeveelheid ingezet personeel passend is bij het aantal leerlingen. Dat dit een voortdurend aandachtspunt is, behoeft geen betoog.
Bovenstaande betekent eveneens dat het belangrijk is dat er binnen de personeelsbezetting een zekere mate van flexibiliteit is. Wanneer er uitsluitend personeelsleden met een vast contract aan de school verbonden zijn, wordt meebewegen met de ontwikkeling van het leerlingaantal erg lastig, althans als dit in neerwaartse zin is. Met de huidige rechtspositieregelingen blijken formatieve ingrepen niet eenvoudig te zijn. Het is dus zaak daar continue alert op te zijn; niet alleen bij de begroting, maar ook bij het vervullen van tussentijds ontstane vacatures.
Samenstelling personeelsbestand
Hierboven is al aangegeven dat 80% van de totale exploitatie bestaat uit loonkosten. Dat betekent dat het ook belangrijk is om te weten hoe deze loonkosten samengesteld zijn. In veel administraties is een uitsplitsing zichtbaar tussen de functiegroepen directie, onderwijzend personeel en onderwijsondersteunend personeel. Maar dit is nog een vrij grofmazige indeling. Bovendien wordt personeel niet zomaar op een bepaalde functie ingezet: daar zit een gedachte achter. Juist het zichtbaar maken hiervan, geeft helderheid waar de verschillende kostenposten zitten en waarom. Dat maakt ook een gerichtere beïnvloeding mogelijk. Onderstaande tabel geeft een mogelijk indeling van de personele bezetting die aansluit bij de verschillende taken en functies die er binnen een school uitgevoerd worden. Hieraan zijn ook eventuele normen en benchmarks te koppelen, hoewel daar natuurlijk wel voorzichtig mee omgegaan moet worden.
| Management en staf | Leerkrachten | Ondersteuning |
| Directietaken | Groepsbezetting | Onderwijsassistentie |
| Intern begeleider(s) | Opvangen instroom/groei | Managementassistentie |
| Bapo | Remedial teaching (LA) | |
| Extra inzet vanuit schoolgewicht |
Bovenstaande tabel laat ook nog iets anders zien: er zijn veel meer functies die vervuld worden dan alleen het staan voor de groep. Tegelijkertijd is er het streven om zoveel mogelijk middelen ten goede te laten komen aan het primaire (onderwijs)proces. In dit verband wordt nogal eens de term overhead gebruikt. Hoeveel geld wordt er nu gestoken in zaken die niet tot het primaire proces behoren? De beleving van veel mensen is dat de overhead bij de overheid en ook bij scholen (te) groot is. Tegelijkertijd laat vergelijkend onderzoek zien dat de overhead van met name het primair onderwijs juist heel klein is, zo’n 5% van het totaal. In een eerder artikel is uitgebreid ingegaan op overhead, waar dit uit bestaat en hoe dit beoordeeld kan worden.
Samenvattend: de omvang en samenstelling van het personeelsbestand is bepalend voor een groot deel van de vaste kosten. Helder inzicht in de verhouding tussen kosten en bekostiging en in de (beleidsmatig onderbouwde) samenstelling van het personeelsbestand zijn van groot belang. Niet in de laatste plaats voor de mensen zelf en voor de directe omgeving van de school.