Het rapport noemt een aantal manieren (zie hiervoor ook het artikel van 3 februari jl.) om het doelmatigheidsbesef in het onderwijs te versterken. In dit artikel wil ik met u stil staan bij het subonderdeel ‘verantwoorden van de doelmatigheidsverbeteringen.’
De definitie van verantwoorden, volgens het van Dale woordenboek, is ‘rekenschap geven van’. Inhakend op het rapport: rekenschap geven van de doelmatigheidsverbeteringen.
Een aantal vragen die u uzelf kan stellen rondom dit thema zijn: waarom leggen we verantwoording af? Welk middel gebruiken we hier voor? En: aan wie leggen we verantwoording af? Het is hierbij van belang om een koppeling te leggen tussen alle drie de vragen.
Een actueel voorbeeld van verantwoorden is het jaarverslag; een verslag waar de meeste directieleden momenteel druk mee bezig zijn. Het ministerie heeft als eis gesteld dat ieder schoolbestuur een jaarverslag opstelt. Er moet verantwoording worden afgelegd van de activiteiten die uitgevoerd zijn met publieke middelen, geld van de samenleving.
Waarom schrijven we dit verslag? Alleen omdat het een wettelijke verplichting is? Ik hoop dat er meerdere redenen zijn! Het is juist de kracht van een goed bestuur om transparant te zijn in het rekenschap geven van de gevoerde activiteiten, laat zien wat er bereikt is. Maar, laat ook zien waar ons onderwijs voor staat! We zijn allemaal trots op ons onderwijs binnen de reformatorische gezindte, maar laten we dat ook wel eens blijken? Laten we, in dankbaarheid, zien wat we als onderwijs dat zo onder druk komt te staan in deze tijd eigenlijk waard zijn?
Het jaarverslag kan dus veel breder gebruikt worden dan alleen een wettelijke verplichting. Gebruik het als verantwoordingsdocument richting uw share- en stakeholders. “Wie zijn dit dan?”, vraagt u zich misschien af. Om dit te kunnen bepalen zult u uw eigen omgeving moeten verkennen: ouders, kerken(raden), burgerlijke gemeente, buurtbewoners etc.
Een ander middel wat gebruikt kan worden voor verantwoorden is bijvoorbeeld de interne nieuwsbrief, speciaal voor het personeel, of de (maandelijkse?) nieuwsbrief die u aan uw kinderen meegeeft. Uit mijn eigen (voortgezet onderwijs) schooltijd kan ik me herinneren dat we periodiek het Calvijn Contact kregen, een blad waarin praktische informatie werd gegeven maar waarin bijvoorbeeld ook interviews waren opgenomen over wat er plaatsvindt binnen de school. Als leerling las ik dat blad met enige interesse om te zien wat er nu zoal allemaal op school gebeurt. Doordat het blad schoolbreed was opgezet, werd er ook informatie gegeven over de andere locaties. Het was interessant om te lezen hoe het verging met de docenten van een andere locatie, van wie ik zelf ook les had gehad.
Zo zijn er tal van manieren om verantwoording af te leggen. Maar… is er binnen deze verslagen / brieven ook ruimte voor de verantwoording van activiteiten met als doel het verhogen van de doelmatigheid? Daar hamert het rapport van de onderwijsraad immers op. Een richtlijn die hierbij gehanteerd kan worden, is om onszelf bij het schrijven van de verantwoording de vraag te stellen: ‘hadden de bestedingen doelmatiger verricht kunnen worden (zonder extra inzet van middelen)?’ Een voortgaand proces!
Om bestedingen doelmatiger te kunnen verrichten, zullen er keuzes gemaakt moeten worden in het beleid. De geldkraan blijft immers niet stromen? In een eerder artikel uit de serie over financieel management werd al geschreven over opportunity costs. Deze theorie leert ons een simpel feit: “de waarde van iets wordt bepaald door dat wat je er voor op moet geven.” Wat zijn de zaken die opgegeven zijn? Mogelijk moet er voor het alternatief gekozen worden. Wat houden deze alternatieven dan in? Waarom wordt deze keuze gemaakt en blijft het andere liggen?
Bovenstaande zaken kunnen meegenomen worden in de verantwoording. Hoe kunnen we deze verantwoording vormgeven binnen het jaarverslag? Een aantal praktische handreikingen:
Allereerst kunt u een korte omschrijving geven van de eerder genoemde activiteiten en de opportunity costs: de zaken die u moest laten omdat u koos voor deze activiteiten. Het is belangrijk dat u uw acties kunt motiveren, kunt onderbouwen. Waarom hebt u die keuze gemaakt?
In vervolg daarop kunt u de resultaten weergeven van ingezette handelingen. Een onderbouwing dus van hetgeen heeft plaats gevonden. Deze onderbouwing kan bijvoorbeeld plaats vinden door het weergeven van diverse (visuele) overzichten. De cijfers kunt u afzetten tegen bijvoorbeeld de normen van de inspectie of u kunt de gemiddelde waarden op nemen van vergelijkbare scholen (in de maand mei wordt er verder op benchmarking in gegaan). Of nog dichter bij huis: uw eigen streefwaarden (voor zover aanwezig).
Tot slot: uw jaarverslag bevat veel onderdelen, want u geeft een verantwoording van de doelmatigheid van de bestedingen, uw financiële beleid, uw personele beleid etc. Kortom, van het hele reilen en zeilen rondom de school. In de volgende artikelen van deze reeks zal dieper worden ingegaan op deze deelterreinen.
Volgende maand deel 2: ‘Doelmatigheid toepassen in het HRM beleid’.
