Activeren en afschrijven
Iets (bijvoorbeeld een digitaal schoolbord) wordt geactiveerd als het een langere tijd mee gaat en een bepaalde waarde heeft en daarom gezien wordt als langlopende bezitting op de balans, dat wil zeggen langer dan 1 jaar. Het digitale schoolbord van zeg 5.000 euro wordt natuurlijk wel gelijk betaald, maar komt niet direct in de kosten terecht. Dit gebeurd op basis van de geschatte economische levensduur; de afschrijvingstermijn. Als de afschrijvingstermijn van een digitaal schoolbord 5 jaar is, wordt er dus over een periode van 5 jaar 1.000 euro per jaar in de kosten geboekt. Zo wordt voorkomen dat het jaarlijkse resultaat beïnvloed wordt door grote investeringen/uitgaven en er daardoor krapte op de begroting ontstaat. Als er dus nog een kleine ruimte over is aan het einde van het boekjaar is het prima mogelijk om nog een grote investering te doen, omdat de lasten toch verspreid worden over een aantal jaren. Wel zal bekeken moeten worden in hoeverre er ruimte is binnen de investeringsbegroting en de kengetallen.
Doteren en onttrekken
Doteren wil zeggen dat er jaarlijks een bedrag in de kosten geboekt wordt. Omdat er dan nog geen sprake is van een daadwerkelijke uitgave, wordt dit bedrag opzij gezet in een voorziening. Een voorziening mag alleen gevormd worden voor lasten die met enige mate van zekerheid ingeschat kunnen worden. Vandaar dat er bij de voorziening voor groot onderhoud altijd een onderliggend meerjarenonderhoudsplan moet zijn. De school zou het resultaat anders onterecht kunnen beïnvloeden door jaarlijks een fors kostenpost (dotatie) te nemen terwijl daar geen onderbouwing voor is. Er wordt dan te veel geld naar de voorziening geschoven, wat bijvoorbeeld zorgt voor een lager weerstandsvermogen. Als de daadwerkelijke uitgave (bijvoorbeeld kosten voor schilderwerk) zich voordoet, komt deze niet meer in de kosten terecht, maar worden de lasten uit de voorziening gehaald. Er is dan sprake van een onttrekking. Op deze manier is er ook sprake van kostenegalisatie. De opgebouwde voorziening valt op de balans onder de schulden. Het gaat immers om lasten die de komende jaren nog uitgegeven moeten worden. Hier komt gelijk het verschil tussen de reserves en de voorziening aan de orde. Reserves bestaan uit eigen middelen, opgebouwd door positieve resultaten. Een voorziening is echter vermogen wat apart gezet is voor lasten die nog komen, dus een schuld. Klik hier voor een eerder geschreven artikel over het verschil tussen reserves en voorzieningen.
Verschil niet altijd even duidelijk
De lijn tussen wat geactiveerd wordt en waar een voorziening voor gevormd is, is niet altijd even scherp. Wat te denken van bijvoorbeeld een speeltoestel? Gaat het hier om een bezitting of om lasten voor groot onderhoud waar een voorziening voor gevormd is. Van belang is dan om de realiseren dat een bezitting datgene is, wat meegenomen kan worden naar een ander schoolgebouw, mocht er sprake zijn van een verhuizing. Als dan blijkt dat bijvoorbeeld ook lasten voor het plein, keukenblokken en vloerbedekking geactiveerd zijn (en daarmee als bezitting opgevoerd), zal er sprake zijn van een forse desinvestering (afboeking van de activa) en daarmee een forse kostenpost.
Ook is het zo dat boekhoudkundig gezien er bij het vormen van een voorziening vooraf ruimte gemaakt wordt in de staat van baten en lasten om achteraf de lasten te kunnen betalen. Bij het activeren wordt er echter eerst betaald en lopen de lasten achteraf door in de jaarlijkse afschrijving. Wanneer het in de praktijk zo geregeld is dat veel zaken die eigenlijk geen bezittingen zijn geactiveerd worden zorgt dit ervoor dat de lasten vooruitgeschoven worden. Vooral met de doordecentralisatie van het buitenonderhoud kan deze werkwijze op termijn zorgen voor krapte op de begroting. De afschrijvingen kunnen achteraf immers vrijwel niet meer beïnvloed worden.
Bent u benieuwd naar uw eigen beleidsruimte rondom deze thema’s? Neem dan contact op met ondergetekende of één van de andere adviseurs.
