Keuze voor AFAS
VGS staat voor hoge kwaliteit dienstverlening in het onderwijs. Na reeds jaren met AFAS te hebben samengewerkt als partner op financieel gebied, breiden we dit nu uit voor PSA. Dit levert een geïntegreerd pakket op voor zowel financiële administratie (FA) als PSA, waardoor we een grote efficiëntieslag maken. Daarnaast versterkt de keuze voor AFAS HRM & Payroll ook onze strategie van automatisering, waarbij ons team zich nog beter kan focussen op u als klant. Wat levert de overstap u verder op?
- Een stabiel en toekomstgericht software pakket, toegespitst op het onderwijs;
- Toenemende mogelijkheden voor eigen beheer;
- Uitstekend te ontsluiten richting personeel middels de AFAS Pocket app;
- Eén applicatie voor zowel FA als PSA.
Planning / updates (juni 2024)
Een dergelijke overstap kost uiteraard tijd, maar we zijn goed op weg! Voor onze huidige klanten geldt dat de overstap uiterlijk op 1 januari 2025 (uitfasering Youforce) plaats zal vinden. In onderstaande roadmap wordt op hoofdlijnen duidelijk welke stappen reeds genomen zijn en wat er voor ons ligt.
Op dit moment (juni 2024) zijn we druk bezig om ons voor te bereiden op de trainingsdagen in het najaar en de productie van uitlegvideo’s. Zodra hier meer over bekend is, delen we dat ook op deze pagina. Ook zijn we op dit moment, samen met de pilotscholen, nog hard bezig om de huidige omgeving te optimaliseren zodat er 1 januari een zo mooi en goed mogelijk pakket voor onze klanten klaarstaat.
Tijdlijn:
- december 2024: ná de laatste salarisronde in Youforce alle data zo compleet en foutloos overzetten naar AFAS
- november 2024: trainingsdagen op locatie
- september/oktober 2024: voorbereiden en opzetten van separate omgevingen voor elke school
- juli 2024: testconversie van alle scholen die per 1-1-2025 live gaan op nieuwe omgeving
- januari 2024: pilotscholen live
- september 2023: kick-off testfase gestart
Bijgewerkt: mei 2023
Veelgestelde vragen
Een nieuwe applicatie zorgt altijd voor een aantal veranderingen, bijvoorbeeld: nieuwe inloggegevens, uitstraling en werkwijze. Door een zorgvuldig proces van implementatie, testen en ingebruikname zorgen we voor een soepele overgang met weinig impact voor jullie school. Met de overstap naar AFAS zorgen we voor een stabiele toekomstsituatie op technisch gebied, gecombineerd met de professionele dienstverlening van VGS.
De implementatie van de nieuwe applicatie wordt primair verzorgd door VGS en AFAS. We betrekken daar wel een aantal pilotscholen bij om AFAS te testen en vervroegd in gebruik te nemen. Uiteraard heeft een nieuwe applicatie wel zijn eigen gebruiksaanwijzing. Dit betekent dat we richting 1 januari 2025 u goed zullen voorbereiden op het gebruik van AFAS.
Voor het grootste gedeelte maakt AFAS gebruik van vergelijkbare functionaliteiten die Youforce ook biedt. Onze ervaring is wel dat AFAS een stabieler pakket is in gebruik (betere performance en minder foutmeldingen). Daarnaast is AFAS gebouwd op een nieuwer platform dat nog jarenlang doorontwikkeld wordt. In AFAS bieden we straks PSA en FA in één pakket, waardoor de integraliteit sterk wordt verbeterd.
AFAS biedt de mogelijkheid voor een digitale gesprekkencyclus waarbij verslaglegging mogelijk is van diverse voorkomende gesprekken in de cyclus, zowel door werknemer als leidinggevende. VGS werkt met AFAS aan een herkenbare en eenvoudige werkwijze die aansluit op de schoolpraktijk.
Ook in AFAS kunt u Verzuimdossiers op orde brengen en houden. Zo worden alle relevante dossierdocumenten bewaard, wordt u door middel van signaleringen gewezen op verplichtingen vanuit de ‘Wet verbetering poortwachter’ en kunnen documenten worden ingevuld en gegenereerd.
Naast de inhoudelijke overwegingen om voor Afas te kiezen, bevordert deze stap ook de integraliteit tussen de verschillende vakgroepen binnen de VGS. De financiële administratie werkt reeds lange tijd naar tevredenheid in Afas. Door ook de personeels- en salarisadministratie in Afas onder te brengen is de gehele administratie van uw school in één systeem te raadplegen. Hierdoor zijn minder koppelingen met andere systemen nodig, is de foutgevoeligheid lager en kan binnen VGS nog beter samengewerkt worden om de kwaliteit van het eindproduct te optimaliseren.
Nee, voor zowel bestaande als nieuwe klanten rekenen we geen overstap- of implementatiekosten.
Voor alle vragen over deze overstap kunt u contact opnemen met Sander Onderdelinden, projectcoördinator AFAS via s.onderdelinden@vgs.nl of 0180 ‑ 442 640.
Nieuw bij VGS?
De VGS is dienstverlener in het christelijk onderwijs en ontzorgt scholen naast FA & PSA op het gebied van financieel advies, HRM en organisatie- en juridisch advies. Met ca. 60 collega’s en bijna 200 scholen is VGS één van de grootste dienstverleners op het gebied van onderwijsadministratie in Nederland. In 2022 beoordeelden onze klanten ons met een 8,7 op het gebied van onze PSA-dienstverlening. Via onze eigen Academy inspireren we jaarlijks honderden deelnemers meer impact te maken op hun school. Nog geen klant? We maken graag vrijblijvend kennis! Neem contact op met Sander den Hartog via s.denhartog@vgs.nl of 0180 ‑ 442 698.
